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Fruto de um processo de melhoria contínua, a produtividade deve ser praticada com intencionalidade. Confira um miniguia para organizar melhor o tempo e aumentar a qualidade de suas entregas pessoais e profissionais.v

Você sabe o que é produtividade? Vamos fazer um teste rápido. Tem terminado o dia com a sensação de que sua produtividade está em baixa e que precisaria de mais do que 24h para concluir seu trabalho satisfatoriamente? Está sempre ocupado — ou como é costume dizer, “na correria” —, com uma pilha de pendências para resolver? Aquele prazo, que a princípio era extenso, de repente terminou sem que a demanda tenha sido cumprida integralmente? Isso sem falar em lazer: não tem sobrado nenhum espaço na agenda para outras atividades, como ficar com a família, sair com amigos e praticar exercícios?

Caso tenha respondido “sim” para ao menos duas dessas questões, pode ser que a gestão do seu tempo não esteja sendo feita de maneira estratégica e coerente. Ao contrário do que muitos pensam, trabalhar mais não é sinônimo de produtividade. Entender a dinâmica por trás da rotina de quem aprendeu a administrar seu cotidiano, entregando o melhor de si com eficiência e consistência, é um caminho para deixar de lado a sobrecarga que ao invés de satisfação, pode gerar frustração e cansaço.

Conversamos com quem entende disso para elaborar um miniguia de como ser mais produtivo, acabando de vez com a procrastinação (inimiga número um do bom rendimento). Com simples mudanças de comportamento é possível avançar em diversas áreas da vida, não só como colaborador, líder ou empreendedor. Mais do que alcançar a valorização profissional, será possível decifrar o quebra-cabeça que te leva à improdutividade e conquistar o tão valorizado — e necessário — equilíbrio.

 

Afinal, o que é produtividade?

O conceito de produtividade cria uma relação direta entre a quantidade produzida de um determinado produto ou serviço face aos recursos necessários para sua produção. Assim, o grande desafio da produtividade é entregar mais usando o menor número possível de recursos. Em outras palavras, produtividade é fazer mais (e melhor!) com menos.

Para o professor e coordenador em MBAs e cursos de Especialização na FAE, Alexandre Andrioli Iwankio, no que diz respeito à análise de profissionais e equipes de trabalho, a produtividade é o desempenho da sua função e dos demais membros da equipe. “Podemos dizer que um profissional produtivo é aquele que tem um bom desempenho e sabe organizar o tempo de forma que as tarefas sejam feitas com qualidade. Produtividade tem mais a ver com ter um planejamento para executar suas obrigações do que com a quantidade de obrigações realizadas.” 

Assim, uma boa produtividade é fator determinante para o sucesso de profissionais e organizações de diferentes portes e setores. Definitivamente, não significa trabalhar mais. “Ela deve ser buscada para alcançar variados objetivos, como reduzir custos, fidelizar clientes, desenvolver diferencial competitivo e aumentar a lucratividade”, explica Iwankio.

Dicas para aumentar a produtividade

Se até ontem tudo estava bagunçado, é crucial começar compreendendo que a produtividade é fruto de um processo de melhoria contínua. Portanto, deve ser praticada com intencionalidade. Para que esse processo passe a fazer sentido e seja incorporado ao dia a dia, gerando ganho de produtividade, algumas dicas podem ser valiosas.A seguir, Iwankio, mestre em Governança e Sustentabilidade e especialista em Engenharia de Produção Enxuta e em Gestão Estratégica e Controladoria, lista as principais. “Elas podem ser adotadas por todos nós, ampliando a produtividade e, consequentemente, os resultados gerados pelo nosso trabalho. Não deixe para amanhã, seja mais produtivo hoje mesmo.”

GUIA PARA SER MAIS PRODUTIVO

 Automatize processos

Use os avanços da tecnologia a seu favor. Avalie quais processos podem ser automatizados e dedique seu tempo de trabalho às demandas mais complexas.

Delegue tarefas

Delegar tarefas é uma habilidade essencial, afinal, ninguém consegue fazer tudo sozinho. Identifique as que podem ser delegadas a outras pessoas, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo.

Padronize fluxos de trabalho

A padronização aumenta a previsibilidade das tarefas cotidianas, facilitando sua execução rotineira e economizando tempo. Além disso, amplia a gestão do conhecimento sobre a melhor forma de se executar uma atividade.

Qualifique a si mesmo e sua equipe

Quanto mais capacitado um profissional, mais produtivo ele se torna. Quando não investe no desenvolvimento de habilidades e competências, ele perde motivação. Fica limitado em seu conhecimento e acaba perdido e sem saber o que fazer, com grandes chances de ceder à improdutividade.

Evite o perfeccionismo

Buscar sempre dar o seu melhor e atingir os resultados é algo saudável. No entanto, ao colocar a perfeição como meta, pode ser que não consiga atingir esse objetivo — e se sentirá frustrado por isso. Consequentemente, poderá perder o estímulo para o trabalho. Assim, faça o melhor que puder sem ir além do saudável nem prejudicar outras demandas.

Planeje e organize seu dia

Dedique algum tempo para planejar o dia seguinte, preparando-se previamente para sua próxima jornada. Organize atividades, compromissos e reuniões da maneira mais otimizada possível. Anotar o que precisa ser feito em uma lista ou planilha e separar tudo por grau de prioridade traz inúmeros ganhos. Verifique também os prazos, tempo e recursos necessários.

Crie um ambiente propício à produtividade

Ambientes bagunçados ou mal estruturados fazem com que se produza menos. Por outro lado, um ambiente organizado, tranquilo, limpo e confortável favorece sua concentração e motiva a melhora do desempenho.

Foque em uma atividade por vez

Manter o foco é essencial para garantir a qualidade do seu trabalho, que tende a se perder quando você faz muitas coisas ao mesmo tempo. Procure concentrar-se em uma atividade por vez, dando prioridade àquelas que são mais urgentes.

Evite distrações

Os recursos tecnológicos à nossa disposição são ferramentas preciosas, mas também podem desviar nossa atenção do que é realmente importante. Feche o gerenciador de e-mail, desative as notificações do celular e não verifique as redes sociais quando estiver trabalhando. Assim, estará evitando distrações e conseguirá se  concentrar com mais facilidade.

Tenha uma rotina equilibrada e saudável

Sabe o que mais favorece a produtividade? Bons hábitos de vida. Exercícios, alimentação saudável, boas noites de sono, meditação e leitura são algumas práticas que proporcionam bem-estar e energia.

 

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